Prestação de Contas. E agora, como proceder?

A prestação de contas é um dos momentos mais aguardados pelos condôminos e, muitas vezes, acaba se transformando em momentos de discórdias e insatisfações, geralmente ocorridas por falhas ou equívocos na elaboração da documentação necessária para o ato, o que acaba dificultando o entendimento do panorama geral do Condomínio.

A prestação de contas pelo síndico deve ocorrer, obrigatoriamente, uma vez ao ano, de acordo com o art. 1.348, VIII e art. 1.350 do Código Civil. É corriqueiro que a prestação de contas seja realizada na Assembleia Geral Ordinária, que, via de regra, é convocada no início de cada ano, já que esta Assembleia possui a finalidade de, além de apresentar as contas, de trazer a previsão de gastos com o condomínio para aquele ano.

A Assembleia Geral Ordinária é a mais importante, e, senão raras vezes, sua relevância passa desapercebida até pelo próprio síndico. Nestes casos, em não sendo convocada a Assembleia, ¼ dos condôminos poderá ordená-la, nos termos do art. 1.350, § 1º do Código Civil.

Para minimizar os desentendimentos no momento da prestação de contas, deve o síndico observar certas diretrizes básicas ao organizar a documentação, tais como: o balancete deve ser elaborado de modo claro, discriminado e transparente, sempre com destaque para a receita, a qual pode ser subdividida em pessoal (salários, férias, e outros), fixas (água, luz, telefone, taxas), e variáveis (limpeza da caixa d’água, recarga de extintores, manutenção), trazendo ainda os inadimplentes e seus custos, despesas do condomínio e, um comparativo da receita e despesas do ano anterior. Por fim, é importante ser anexado o extrato bancário, mês a mês, da conta corrente em nome do Condomínio, justamente para acompanhar a entrada e saída de capital.

Ainda, ao ser relatada a inadimplência condominial, o síndico deve evitar constrangimentos, razão pela qual a planilha apresentada não deve estar descrita com o nome de cada condômino, mas tão somente o número da unidade; ou ainda, apenas poderá constar o total de unidades inadimplentes e seus valores em aberto.

Ainda, ao convocar a Assembleia Geral Ordinária, é importante sempre ter em mãos as certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora e das empresas terceirizadas, já que a inadimplência de tais encargos pode gerar longos transtornos judiciais, vindo o débito a ser quitado pela coletividade dos condôminos.

Vale lembrar que os documentos comprobatórios, tais como recibos e notas fiscais, por exemplo, devem sempre serem anexados no modo original.

Caso o Condomínio possua assistência de administradora, é prudente que o representante desta empresa se faça presente na Assembleia Geral Ordinária, eis que sua responsabilidade se soma ao do síndico, estando ele também apto a resolver indagações que por ventura possam surgir no decorrer da Assembleia, já que a administradora tem a responsabilidade de auxiliar o síndico.

Além do síndico e da administradora, o conselho fiscal, instituto este não obrigatório, composto sempre por três membros, poderá contribuir com parecer sobre as contas apresentadas, nos termos do art. 1.356 do Código Civil.

As contas serão aprovadas, em primeira convocação, pelo quórum de metade dos presentes, e, em segunda convocação, pela maioria dos presentes.

Caso os condôminos discordem das contas apresentadas, é prudente que o relato seja consignado em ata da Assembleia, solicitando-se então, que o síndico esclareça o problema diretamente ao condômino ou via nova Assembleia, em ambos os casos, sempre dentro de um prazo razoável.

Não sendo aprovada as contas, tanto os condôminos, como o próprio síndico, podem ajuizar ação judicial específica, nos termos do art. 550 do Código de Processo Civil de 2015, a qual é dividida em duas fases. A primeira consiste em analisar a existência ou não da obrigação de se prestar contas, ou seja, se o réu detém a obrigação de prestar contas ao autor, ou vice-versa. Já a segunda fase é o julgamento propriamente dito, ou seja, irá se proceder com a análise das contas, mediante sentença de mérito. Existindo saldo credor, este poderá ser executado.