Assinatura digital: o que é, para que serve e como fazer?

Não há dúvidas que a era digital chegou ao Judiciário brasileiro. Agora é só uma questão de um pouco mais de temo para que o papel seja abolido do trabalho jurisdicional.

Hoje quase tudo pode ser feito através da internet, e a cada dia que passa novos serviços são disponibilizados na rede mundial.

Para que as transações ocorram com segurança, faz necessários requisitos de segurança, de modo a tornar as  transações eletrônicas mais seguras e confiáveis. Nesse sentido a legislação tem que avançar com maior celeridade para suportar a modernidade que se instala, não só no que se refere a crimes digitais, mas também a regularização de documentos digitais em gerenciamentos eletrônicos de dados. Isso é outra questão!

Nas atividades advocatícias, o requisito de segurança primordial é a assinatura eletrônica do advogado. Assinatura eletrônica é uma chave digital, aferida por um organismo de fé pública para indicar que aquele documento foi digitalizado pelo profissional dono daquela chave.

O processo de certificação digital pode parecer complicado, mas é bem simples.Assim, a assinatura digital é gravada em um cartão com um chip, ou em um token. Tokens são dispositivos físicos, semelhantes a um pendrive e que possibilita o armazenamento de senhas especiais, muito utilizados em transações bancárias eletrônicas.

Muito bem, no caso do advogado este deve adquirir a assinatura eletrônica e esta deve ser armazenada em sua carteira da Ordem, que hoje já vem com um chip eletrônico semelhante aos cartões de crédito.  Após a gravação da assinatura digital, os cuidados com a Carteira da Ordem devem ser redobrados, pois em caso de desmagnetização, extravio, ou quebra do cartão, uma nova assinatura deve ser adquirida. Também perderá a assinatura digital, se ocorrer três tentativas incorretas de utilização do certificado digital.

Quando gravada a assinatura digital na carteira da OAB, o advogado usuário vai receber uma senha padrão, que é chamada de PIN, que é uma sigla em inglês para chave de segurança. É interessante a gravação da chave digital, ID, em um pendrive, mas a chave digital também pode ser baixada do site da empresa que homologa e vende a assinatura digital.

Mas não termina por aí, para utilização da assinatura digital que é gravado na Carteira da OAB, também é necessária a aquisição de um leitor (hardware) para que seja possível a utilização da assinatura digital. O leitor digital é comprado à parte da assinatura e pode ser utilizado por diversos usuários. Ou seja, em um escritório não precisa ter um leitor digital para cada advogado, visto que esse hardware pode ser compartilhado.

A assinatura digital gravada no Cartão da OAB e com a leitora digital instalada no computador ainda falta instalar um software que possibilite assinar digitalmente um documento. O advogado pode encontrar facilmente esse software na internet e baixa-lo sem custo para o seu computador. O nome do software é JusSigner, porém outros softwares podem ser utilizados.

No mundo digital, a organização também é muito importante, assim como no mundo de papeis. O advogado deve organizar todos os documentos antes de digitalizá-los e de assiná-los digitalmente, na mesma ordem lógica necessária para a feitura das peças processuais, devendo separar em pastas por processo no computador esses arquivos.

Quando assinados digitalmente, os documentos estão prontos para serem encaminhados como processo, porém é importante que a qualidade do que foi digitalizado e assinado seja aferida para que o advogado não tenha retrabalhos futuros. Para a leitura de arquivos com assinatura digital é preciso também baixar um software e instalar no computador. O Xsigner View é um exemplo de software que permite a leitura de documentos assinados digitalmente.

Apenas para exemplificar a difusão da assinatura digital, no sistema disponibilizado pela Receita Federal, para envio da Declaração de Ajuste do Imposto de Renda, é possível assinar digitalmente o arquivo enviado, o que facilita o trabalho de contadores especialistas nesse tio de serviço.

Importante lembrar que a Ordem dos Advogados do Brasil disponibiliza treinamentos rápidos sobre assinatura digital e processos eletrônicos, que é recomendável principalmente para profissionais que têm maior dificuldade no manuseio desse tipo de ferramenta.