Compliance - Política de Brindes e Presentes

O final de ano vai chegando e junto com o clima de festas temos a distribuição de presentes e brindes como forma de prestigiar as relações comerciais entre empresas ou entre empresa e cliente. Esse cenário é um sinal de riscos. O que era para ser um brinde ou presente simbólico pode acabar se transformando em condutas impróprias e até criminosas, favorecimentos indevidos, dentro ou fora da empresa, desvios de dinheiro e propinas.

Para evitar condutas antiéticas ou até criminosas, que podem refletir na imagem e nas contas da empresa, é aconselhável a criação de uma política interna abordando o assunto e contemplando:

1) Codificação de Regras

Devem ser estabelecidas políticas codificadas e a fixação de valores pré-determinados para presentes e brindes recebidos ou ofertados. Eventuais exceções, que ocorrerão, deverão ser registradas e levadas ao Conselho de Compliance para deliberação.  As exceções não comunicadas devem ser investigadas e levadas ao Conselho para decisão.

2) Formulários

Todos e qualquer presente deve ser documentado através do preenchimento de formulários, pois é neles que serão documentados os receptores e valores dos itens. Agentes públicos, em sua maioria, não podem receber qualquer espécie de brinde ou presente sob pena de ficar caracterizado o favorecimento indevido e/ou a propina. Determinados colaboradores estratégicos de empresas ou consultores autônomos também merecem atenção, pois podem estar exigindo vantagem financeira para a realização de negócios ou serviços.

3) Limites de Valor

É melhor devolver um presente sob a alegação de impedimento interno da empresa do que tentar burlar as regras ciente dos riscos de demissão. Aconselhamos primeiramente que a empresa mantenha um canal de comunicação aberto com seus colaboradores para que eles reportem eventuais casos de presentes ou brindes que extrapolem as regras, pois assim os casos poderão ser analisados individualmente, atribuindo ao final exceções para aceitação ou a devolução documentada.

4) Prevenção e Investigação

O Compliance não existe sem o “tone on the top” (apoio da diretoria), a criação de regras e os treinamentos. Com a política de brindes e presentes não poderia ser diferente. Faça a Codificação das Políticas de Compliance e as treine. Isso é importante para manter sempre aberto o canal de comunicação entre a empresa e seus colaboradores, o que é fundamental para a adequação das regras e o seu cumprimento. Uma vez divulgadas e reforçadas as regras, temos a participação a auditoria e canais de comunicação para apurar eventuais infrações, que se comprovadas deverão ser encaminhadas ao Conselho de Compliance para as necessárias deliberações.

5) Conselho de Compliance

No Conselho de Compliance são tratados diversas questões, entre elas as infrações constatadas e denúncias fundamentadas. Infrações as regras de brindes e presentes devem seguir a mesma sorte, de forma que a conduta deve ser levada a deliberação para que sejam adotadas as medidas legais cabíveis.

Be in compliance.

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