Pouquíssimos advogados optam por abrir seus escritórios sem um sócio. A sociedade na área da advocacia é, ao contrário de muitos outros setores, extremamente vantajosa para a prospecção e fidelização de clientes. Ora, é preciso considerar a peculiaridade da profissão e do negócio como um todo para entender questões como essa. Comparemos com empresas comerciais que nem sempre é válido ou necessário ter um sócio. Dividir as despesas e os riscos de investimento é um dos principais motivos de qualquer sociedade. Porém, no caso do escritório de advocacia, é apenas mais uma das inúmeras vantagens de atuar conjuntamente.

Quando um estudante, ainda na universidade, considera montar o seu escritório quando terminar o curso, pensa imediatamente em quem irá acompanhá-lo nessa jornada. A inevitável tendência é encontrar alguém que possui interesse na mesma especialização, visando afunilar e otimizar o trabalho. É uma escolha acertada, visto que a construção do nome em determinada área do direito é fundamental para gerar no cliente credibilidade e tornar-se referência no assunto. Juntar-se a outros profissionais que possuem o mesmo interesse traz múltiplos benefícios ao escritório e potencializa o seu poder de prospecção.

Obviamente, isso não significa que não se pode trabalhar com profissionais de áreas diferentes, longe disso. Porém, escritórios com caráter muito generalista podem impactar o cliente de forma menos eficiente. Caso aconteça, é importante trabalhar intensamente a comunicação, sempre evidenciando as especializações, competências e qualificações de cada um dos sócios. Nota-se que é um fator importante no momento em que se pensa em abrir o escritório. Mas será que todos os advogados o consideram antes de começar?

Após a escolha da sociedade, pensa-se na estruturação do negócio. É necessário contratar mais profissionais, tanto para atender aos clientes quanto para auxiliar com a manutenção do imenso acervo documental, intrínseco a qualquer escritório de advocacia. Sempre há que se contratar uma equipe para colaborar com a atuação dos sócios. Afinal, organização é fundamental. Porém, o tamanho dessa equipe influencia diretamente nos custos de funcionamento do escritório. É, em outras palavras, um obstáculo, um fator limitante. E por mais que toda a equipe trabalhe assiduamente, parece impossível controlar cem por cento a agenda, os documentos, o atendimento, os compromissos e o esquecimento de alguns prazos.

Problemas de gestão afetam diretamente a produtividade

O ensino do direito no Brasil preza pouco pelo ensino ou preparação para a gestão de um escritório de advocacia e esta é uma das principais causas de que bons advogados não consigam trilhar carreiras à altura de sua capacidade, talento e competência. Afinal, um profissional do direito considerado exemplar jamais deve parar de estudar, se aperfeiçoar e se especializar, mesmo frustrando-se continuamente por não conseguir prospectar ou fidelizar a quantidade de clientes que gostaria para lhe prover o reinvestimento no próprio escritório e garantir que tenha um padrão de vida confortável, tal qual idealizou ao ingressar na universidade.

O enfoque em soluções

Um negócio estagnado ou com problemas financeiros é extremamente desmotivante e por este motivo é imprescindível lidar adequadamente com a gestão, lançando mão de estratégias que facilitem o dia a dia no escritório e tragam benefícios em forma de organização, controle, cumprimento de prazos e redução de custos. Para tanto, os sócios podem recorrer a diversos tipos de iniciativas: cursos voltados para a gestão de escritórios de advocacia, contratação de consultores especializados no assunto e também à tecnologia. Neste último caso, a melhor opção que temos atualmente é a utilização de um software jurídico. Devido ao fator custo, é este último que será discutido com mais profundidade neste artigo.

Como funciona o software jurídico?

Embora os outros recursos para a melhoria da gestão do escritório sejam extremamente válidos, o software para advogados merece uma atenção especial por ser acessível a um maior número de escritórios. A maioria das empresas que o disponibiliza possuem diferentes planos com diferentes ferramentas capazes de se encaixarem à necessidade de escritórios de todos os tamanhos. O software jurídico é uma das melhores garantias de otimizar e controlar o trabalho de toda a equipe de suporte do escritório.

Uma vez que os sócios optam por adquiri-lo, podem cadastrar nele toda a atividade do escritório, incluindo a entrada e saída de recursos. Além disso, é possível inserir documentos em nuvem e acessá-los de qualquer dispositivo e de qualquer lugar que forneça uma conexão com a internet, evitando a necessidade de imprimir incontáveis cópias que engrossam o acervo documental e aumentam os custos de funcionamento. A digitalização de documentos, cadastros e planilhas facilita o trabalho de uma forma imensurável. Basta considerar também a vantagem de se minimizar as chances de perdas de documentos importantes. Um acesso à nuvem e tudo o que é necessário está à mão.

É importante esclarecer que não se trata de deixar tudo por conta da tecnologia. Afinal ela é criada, em quase todos os segmentos, como um fator facilitador para aquilo que já fazemos. Portanto, é certo que ter um software jurídico à disposição no escritório não significa deixar de contratar pessoas para dar suporte, mas sim que o trabalho poderá ser controlado de forma mais eficiente.

Os melhores softwares jurídicos para Advogados da atualidade oferecem a possibilidade de que cada sócio possua um usuário diferente e acesse apenas aquilo que lhe é relevante, emitindo notificações a respeito de prazos e compromissos que não devem ser perdidos, bem como apresentando o status de cada processo, garantindo total controle da relação com cada cliente.

Ganhos de produtividade

Nem sempre é fácil para os advogados registrar ganhos ou perdas de produtividade. Estar imerso continuamente em ações desafiadoras permite pouco tempo para dedicar-se a este tipo de atividade, especialmente porque, invariavelmente, demanda que medidas sejam tomadas, tanto para solucionar problemas quanto para continuar com os acertos.

A organização é imprescindível para se obter uma melhor produtividade em qualquer negócio e não seria diferente com os escritórios de advocacia. Neste sentido, é preciso manter um registro geral da movimentação da firma no dia a dia e avaliar esse registro, pelo menos, mensalmente. Neste caso, a utilização do software também pode contribuir, de modo que todos os clientes sejam devidamente cadastrados em nuvem com suas respectivas ações.

Através do registro, é possível mensurar erros recorrentes de modo a trabalhar para eliminá-los. Custos desnecessários, atendimento deficiente, dificuldade de fidelização e outros problemas podem ser facilmente identificados a partir do momento que se cultiva um registro fiel. Solucionar problemas rapidamente evita que situações corriqueiras se transformem em verdadeiros entraves para o crescimento do escritório e, como consequência, dos profissionais e sua reputação.

A importância da fidelização

Por mais que muitos profissionais optem por diversificar a clientela, a receita oriunda da fidelização é a parcela mais importante da renda, podendo superar 50% da receita de todo o escritório tranquilamente. Além disso, é importante lembrar que adquirir novos clientes requer custos mais altos do que atender aos que já são fidelizados. Clientes fiéis atraem novos clientes e garantem a segurança necessária para que novos investimentos sejam feitos.

Fidelização e gestão são coisas diretamente relacionadas. Afinal, a permanência de um cliente no seu escritório não depende somente da conclusão do seu caso e da sua performance como advogado, mas sim da forma como é atendido, da credibilidade e confiança que tem no seu trabalho.

Advogados que perdem prazos, documentos e se esquecem de compromissos e reuniões, mesmo que não sejam de crucial importância, possuem enorme tendência para a perda de clientes. É importante trabalhar para não perdê-los e, naturalmente, isso exige a melhor organização possível da rotina de trabalho. Clientes que desistem de um escritório para buscar um trabalho mais comprometido sinalizam falhas de performance que devem ser corrigidas o mais rápido possível.

Neste contexto, vale mencionar novamente a conveniência da contratação do software jurídico. É certo que há outras maneiras e estratégias eficientes de organização, prospecção e fidelização; porém, resultados imediatos podem ser conseguidos caso se busque a organização através da tecnologia.